就活中には、応募している企業から突然電話がかかってくる場合もあります。そのような場合、企業に対して失礼のない対応が取れるかどうか、不安になる人も多いかもしれません。ここでは、一般的なビジネス電話におけるマナーから、就活でよく使う敬語など特に押さえておきたいことなどを紹介します。この記事を確認して、相手に好印象を取れるような対応ができるよう、ポイントを押さえましょう。
Contents
1.就活中における電話の基本マナー
就活中には、面接の日程を決めたり合否の連絡に使われたりなど、企業の担当者と電話で話す機会があります。
ここでは実際に電話がかかってきた際に、気をつけるべきポイントをいくつか紹介します。
「もしもし」は使わない
電話に応える際にまず発する「もしもし」という言葉は、ビジネスの電話では不適切と考えられています。理由としては、「もしもし」は「申す申す」の略語であり、上から目線の言葉になってしまうためです。
相手に好印象を与えるためにも、丁寧な挨拶をすることが求められます。「もしもし」という言葉だけでは、相手に対して十分な敬意を表現できません。
「もしもし」という言葉の代わりに、「お世話になっております。〇〇です。」という言葉を使いましょう。ビジネスシーンでは、面識のない相手に対してもまずは「お世話になっております」という言葉を使うことが一般的で、そのあとに自分の素性を相手に伝えることでスムーズなやり取りを行えます。
明るくハキハキと話す
電話に限らず、就活では相手と話す際には、明るいトーンで相手が聞き取りやすいようにハキハキと話すことが重要です。面接以外の場面でも受け答えの印象でどんな人柄なのかを見られており、総合的な判断として「一緒に働きたいか」が審査されています。
特に電話では相手に表情が見られないため、細かいニュアンスが伝わりづらく、電話だと暗い印象に思われてしまうこともあるかもしれません。電話では特に気を遣って、好印象を与えられるように心がけるがポイントです。明るくハキハキと話して、気持ちの良いコミュニケーションを取りましょう。
大切なことは復唱して確認する
ビジネスの場面では、日程や持ち物、提出物などの重要事項などが口頭で伝えられることがあります。また、実際の仕事上でのやり取りでも、顧客から何か依頼をされた際に、間違いがないように復唱して確認を取ることが一般的です。
就活で電話を受けたタイミングでも、相手から伝えられた重要事項は復唱して確認しましょう。この時点で間違いがあれば、相手から訂正してもらえます。聞き間違いが大きなミスにつながることもあるため、注意が必要です。
また、大切な電話を受け取る前には近くにメモを用意しておき、相手の話をメモしながら聞くことをおすすめします。メモを見ながら確認を取れば、大切なことを間違えることはないでしょう。企業側も、就活生に話が伝わったかどうかの確認が取れるため、復唱することは双方にメリットがあります。
相手より先に電話を切らない
電話を切るときには、相手より先に電話を切らないように気をつけましょう。要件を話終わったあとは、「失礼します」と言ってから、相手が先に電話を切ったことを確認してから、自分も電話を切ることが一般的なマナーです。
要件を話したあとすぐに電話を切ってしまうと、一方的に話終わられたと受け取られ、不快に思われてしまう可能性があります。相手に対して最後まで丁寧な対応を心がけ、相手が電話を切るまで待ってから自分も電話を切るようにしましょう。
2.押さえておきたい言葉
就活では普段使い慣れていない敬語を使う機会があり、どういった言葉が適切なのか迷う人も多いのではないでしょうか。特に使い分けに苦戦する言葉としては、「貴社」と「御社」や、「了解」と「承知」などの言葉があります。
2.1 貴社と御社
「貴社」はメールや文書を作成する際に使用する書き言葉、「御社」は面接や電話対応の際などに使用する話し言葉です。どちらも相手の企業を示す際に使う敬語ですが、実際に話す機会がある場面では「御社」という言葉を使うのが正しいやり方です。
エントリーシートでは「貴社」と書いていた場面で、面接では「御社」と話さなくてはいけないということで混乱して間違えてしまう人も多いかもしれません。間違えないように、使い方を正しく覚えておきましょう。
2.2 了解と承知
ビジネスマナーでは、「了解しました」という言葉を使うのはNGです。「了解」には「承認した」という意味合いがあるため、目上の人に使うには失礼に当たります。「了解」は目下の人にも使えるフラットな表現であるため、相手に敬意を示せず丁寧な印象を与えることができない言葉となってしまいます。
メールの返信として、内容を理解した旨を伝える場合は、「了解しました」の代わりに「承知しました」や「かしこまりました」を使うことが適切です。厳密には「了解いたしました」として丁寧語にすることは可能ですが、「了解」という言葉は使わないほうが一般的です。
2.3 社長様とは呼ばない
就活中には、社長の呼び方に迷うこともあるかもしれません。丁寧に表現するため社長に敬称をつける必要があるのではないかと考えてしまうかもしれませんが、「社長」自体が敬称であるため「社長様」と呼ぶことは日本語として適切ではありません。
社長を呼ぶ場合には、社長の姓に様をつけて呼ぶか、〇〇社長と名前を呼びましょう。単に社長と呼ぶだけでなく、名前も呼ぶことで、企業の担当者からは「名前を覚えてくれている」と判断されて好印象につながる可能性があります。
3.電話に出られなかった場合はどうする？
就活中に企業からかかってくる電話に対しては、さまざまな理由で出られない場合もあるでしょう。実際に電話に出られなかった場合はどのように対処するべきか、以下で確認していきます。
3.1 必ず折り返しの電話をする
電話に出られなかった場合は、早めに折り返しの電話をかけましょう。相手が折り返しの電話を待っている可能性もあり、早めに電話を折り返すことで相手につながる可能性も高いです。ただし、会社の業務時間外や相手が忙しそうな時間帯などは避けましょう。
こちらから電話をかける際には、「お忙しいところ失礼します」といった言葉を添えてから話しましょう。そのあと、自分の名前や大学名などの素性や、これが折り返しの電話であることなど、スムーズに要件を伝えることが重要です。
また、企業に対して自分からかける電話の場合には、電話を受け取ってくれる人が担当者ではないことが多いです。そのため、電話に出た人に対してまず担当者の名前を伝え、担当者につないでもらえるように要件を伝えると話が伝わりやすいでしょう。
3.2 担当者の名前がわからない場合
電話を折り返す際には、担当者に電話をかけたいけれども、電話がかけた担当者の名前がわからないこともあるかと思います。そういった場合には、「採用ご担当者様」という言葉が使えます。
「お忙しいところ失礼します。〇〇大学の〇〇と申します。先ほどご連絡いただき、折り返しご連絡させていただきました。採用のご担当者様はお手すきでしょうか。」のように話せば、電話を受け取った会社の人が、スムーズに採用の担当者につないでくれます。
4.まとめ
就活は、社会に出る前にビジネスマナーに触れる貴重な機会です。社会の一般常識であるビジネスマナーを理解し、正しく使えるようになっておきましょう。
就活中に企業からかかってくる電話では、突然のことで戸惑うこともあるかもしれません。この記事で紹介したポイントを心に留めておき、最低限の礼儀や丁寧さを示しましょう。
「ララワーク」では、自分に向いている仕事は何かをプロのコーディネーターへ相談ができるサービスを提供しています。自分に合った仕事を考えている人は、一度コーディネーターに相談してみてはいかがでしょうか。
福井で転職するならララワークへご相談を
◎転職活動を始めたばかりで、なにから手をつけてよいか迷っている
◎以前から転職活動をしているけれど、福井でなかなかご自身にあったお仕事に出会えない
◎現在は転職をそこまで考えてはいないけれども、これからのキャリアに少しでも不安を覚えた
こんなお悩みはありませんか？
地元・福井を中心に展開するエージェントサービスであなたの転職活動をお手伝いできればと考えております。
まずは、私たちにお話しを聞かせて下さい！
