「就活の質問メールやお礼メールの書き方はどうしたらいい？」「質問メールの送り方のマナーや注意点は？」など、疑問を持っている方は多いのではないでしょうか。質問メールやお礼メールの書き方・送り方を知っていると、担当者との連絡のやり取りがスムーズに進みます。「ビジネスマナーをきちんと理解している」と評価されるでしょう。

この記事では、就活の質問メールやお礼メールの書き方・送り方のマナーや注意点について解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1.就活の質問メールの基本的な項目

就活の質問メールの基本的な項目は、次の通りです。

1.        質問内容を端的にまとめた件名
2.        宛名・宛先・敬称
3.        簡単なあいさつ文
4.        自分の名前と所属
5.        簡潔に整理された質問
6.        締めのあいさつ文
7.        署名

質問メールの基本的な項目と記載内容について把握をしておくと、まとまったわかりやすい質問メールを迷わず作成できるようになります。スピーディーに質問メールを作れるため、企業や担当者とのコミュニケーションがスムーズになり、効率的に就活ができるでしょう。

ここでは、就活の質問メールの基本的な項目と内容についてご紹介します。

①質問内容を端的にまとめた件名

質問メールの件名は「何のメールなのかひと目で分かる」ように、端的にまとめることが重要。端的にまとめるべき理由は、以下の2点です。

・メールが埋もれず早めに返信がもらえる
・基本的なビジネスマナーが備わっていると評価される

企業の担当者の元には、毎日多くのメールが届きます。件名が曖昧で内容が分からないメールは、多くのメールの中に埋もれてしまい返信が遅くなる場合も少なくありません。質問内容を端的にまとめた件名であれば、比較的早い段階で返信をもらえるでしょう。

また、ビジネスにおいては、メールの件名に「内容を端的にまとめる」のが基本。「件名が分かりやすくビジネスマナーが備わっている」と評価を得られます。「質問内容を端的にまとめた件名」の具体的な例は、次の通りです。

質問メールの内容	件名例
面接会場について聞きたい	【面接会場についての質問】◯◯大学 田中健
面接の持参物について聞きたい	面接の持参物について＜△△大学 田中健＞
会社説明会の服装についての質問	【ご質問】説明会の服装について（◯◯大学　田中健）

就活の質問メールを送るときは、内容を端的にまとめた件名にするように心掛けてください。

②宛名・宛先・敬称

宛名・宛先・敬称は、外部とのメールやり取りにおいて必ず記載する項目です。この項目は正確な記載が必要であり、ミスがあると目立ちます。宛名・宛先・敬称について大切なポイントは、以下の通りです。

担当者個人宛のメール	◯◯株式会社 総務部 人事課 ～様
部署宛のメール	◯◯株式会社 総務部 人事課御中
相手の名前が分からない場合	◯◯株式会社 採用担当者様など
二重敬称はNG	「◯◯部長 様」など「役職+様」「御中+様」などは二重敬称となる

また、会社によって「前株（株式会社◯◯）」「後株（◯◯株式会社）」は異なります。株式会社ではなく、合同会社などの場合もあるので間違えてはいけません。

宛名・宛先・敬称が間違っていると「ビジネスマナーが分かっていない」「確認をしていない」など、相手によくない印象を与えることがあるため、きちんと確認をして質問メールを作成しましょう。宛名・宛先・敬称が分からない場合は、名刺やパンフレット、企業のホームページを確認してみてください。

③簡単なあいさつ文

企業に質問メールなどを送る際は、冒頭に簡単なあいさつ文を入れましょう。あいさつ文もなしに「面接の服装はスーツでしょうか？」「説明会に持参するものはありますか？」など、いきなり本題を記載すると失礼にあたります。簡単なあいさつ文の例は、次の通りです。

・お世話になっております。◯◯大学～
・はじめまして。私は～
・はじめまして。突然のメール失礼いたします。◯◯大学～

上記のように「お世話になっております」「はじめまして」など、簡単なあいさつ文を入れるだけで唐突な印象を回避できます。

メールの相手と面識がない場合は「はじめまして」や「お世話になります」、相手と面識がある場合は「お世話になっております」などのあいさつ文を使用しましょう。

④自分の名前と所属

「はじめまして」「お世話になっております」などのあいさつ文の後には、大学名と学部名、学年、名前を記載します。自分の名前と所属を明らかにしないと、相手は誰からのメールなのか分からずに困ってしまうからです。「メールを一番下までスクロールすれば署名があるので大丈夫だろう」といった考えでは、担当者に手間を取らせる上、「基本的なビジネスマナーを知らない」と思われてしまいかねません。

相手と面識のある・なしにかかわらず、以下のように自分の名前と所属を記載してください。

・はじめまして。◯◯大学◯◯学部3年の田中健と申します。
・お世話になっております。◯◯大学◯◯学部4年の田中健です。

名前を覚えてもらえるチャンスでもあります。「あいさつ文+自分の名前と所属」をセットで記載することを覚えておきましょう。

⑤簡潔に整理された質問

メールは、目的や内容を簡潔に伝えることが大切です。だらだらと長く、内容にまとまりがなければ、相手にうまく伝わりません。また、忙しい担当者の時間を奪うことになり、心証を損なう可能性があります。質問内容を記載するときのポイントは、次の通りです。

・結論を先に書き、その後に理由や経緯を書く
・質問が複数ある場合は箇条書きを活用する
・「？」は使わない

「会社説明会の持参物についてお尋ねしたくメールいたしました」と、結論を先に書いてから「資料には持参物に関する記載が見受けられなかった」など、理由や内容について記載しましょう。複数の質問がある場合は、箇条書きを活用すると見やすくなります。「？」は使わないのがマナーですので覚えておいてください。

また、自分で調べられるような質問をするのは控えた方が賢明です。「簡単なことなのに自分で調べられない」「リサーチ力がない」といった印象を与えてしまいます。

⑥締めのあいさつ文

メールの最後に締めのあいさつ文を入れることは、ビジネスマナーの一つ。締めのあいさつ文があることで、丁寧な印象を与えられます。締めのあいさつ文の例は、次の通りです。

・お忙しい中お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 ・お手数をおかけしますが、ご回答のほど‌何卒よろしくお願い申し上げます。 ・ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ・お忙しいところ恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。 ・ご多忙の折、お手を煩わせてしまい恐縮ではございますが、ご返信いただけますと幸いです。

締めのあいさつ文は「あるのが当たり前」であるため、ないと目立ちます。必ず入れるようにしてください。

⑦署名

メールのやり取りをする際は、メールの最後に署名を載せるのが基本。署名があることで、担当者はメール送信者の連絡先などを調べずに済むため、返信がしやすくなります。署名に記載する報は、以下の通りです。

・所属（大学名、学部、学科、学年など） ・名前 ・メールアドレス ・電話番号

上記の情報の上下部分に区切り線（例：ーーーーーー）を引くのが一般的です。署名は相手に名前や連絡先を伝えるのが目的であるため、「趣味」や「好きな食べ物」などの個性的な情報は必要ありません。

なお、メールアドレスや電話番号が複数ある場合は、最も連絡が取りやすい情報を記載してください。メールを送るたびに署名を作成していては大変なので、テンプレートを作る、あるいはメールに自動的に署名が入るように設定をしておくとスムーズです。

2.就活の質問メールの書き方・送り方の注意点

就活の質問メールの書き方・送り方の注意点は、次の通りです。

・企業へのお礼の返信は当日中、遅くとも1日以内に
・誤字・脱字は絶対にダメ
・文章は簡潔に
・企業の営業時間内に送信する
・送信元のメールアドレスはシンプルなものを
・避けるべきメールの内容もある

書き方・送り方の注意点を把握していると、リスク対策を講じやすくなり、相手の心証が悪くなるのを回避できます。よい印象を与え、就活の成功率アップにもつながるでしょう。ここでは、就活の質問メールの書き方・送り方の注意点についてご紹介します。

企業へのお礼の返信は当日中、遅くとも1日以内に

企業の担当者からメールを受けたら、できるだけ早く、遅くとも1日以内の返信を心掛けてください。返信は、早いほど相手に好印象を与えます。

返信に1日以上かかる場合は「連絡が遅い」「重要な連絡という認識がない」といった印象を持たれてしまうので注意してください。スケジュール調整など、相手に迷惑をかける場合もあります。ただし、早く返信をしようとして、深夜などの時間帯にメールを送るのは失礼にあたります。

また、返信をするときは件名を変更せずに「Re:」がついた状態で、メールを送信しましょう。Re:がついていると、相手は「返信メール」だとすぐに認識できるためです。

「メールありがとうございます」「◯◯についての返信です」など件名に追記する必要はありません。新規メールなのか返信メールなのか分かりづらい上に、メールを探すのに手間取ってしまいます。企業・担当者からのメールは、できるだけ早く返信をする習慣をつけてください。

誤字・脱字は絶対にダメ

メール内容に誤字・脱字があると「初歩的なミスをしてしまう」「大事なメールなのに送信前に確認をしていない」など、マイナスな印象を持たれる可能性があります。

特に、人の名前や部署名、企業名などに誤字・脱字がある場合は、失礼にあたります。誤字・脱字を防ぐために、送信前のチェックを徹底しましょう。

自信がない場合は、メール送信前に第三者に確認をしてもらう、誤字・脱字チェックツールを使うなどして、ミスを防ぐことが大切です。

文章は簡潔に

就活の質問メールは「簡潔で分かりやすい内容」にすることを心掛けてください。要件を端的にまとめると、内容が分かりやすいため、相手の時間を奪わずに済みます。

反対にだらだらとした長い文章だと、伝えたいことが伝わりづらく、相手の時間を必要以上に奪うため注意が必要です。「読み手のことを考えたメール内容ではない」「要件を端的にまとめるスキルがない」といった悪い印象を与えてしまいかねません。

また、読みやすさを考えて、改行と段落分けを入れてください。改行や段落分けがされていないと、内容が簡潔でも読みづらい印象を与えてしまいます。

質問メールは、わかりやすさや読みやすさを意識して作成することが大切です。

企業の営業時間内に送信する

企業・担当者からのメールは早めに返信をした方がよいですが、ビジネスマナーとしてメールは「営業時間内」に送るのが基本です。営業時間外にメールを送ると、担当者のスマホなどに転送されて迷惑を掛ける場合があります。「こんな時間にメールを送ってくるのは失礼」「マナーを知らない」といったマイナスな印象を与える可能性があるので注意しなければなりません。

「電話ではなくメールだから、いつ送信しても問題ないだろう」といった認識でいると、自分の評価を下げる原因になり得るので注意してください。メールを送信する前に、企業の営業時間を確認しましょう。「電話・メールどちらも営業時間内に行う」と、強く意識することが大切です。

送信元のメールアドレスはシンプルなものを

奇抜なメールアドレスを使っていると、相手に幼稚な印象を与えることがあるので注意してください。企業や担当者とメールのやり取りをするときは、シンプルなメールアドレスを使用するのが基本です。具体的には、次のようなメールアドレスを使用してください。

・自分の名前+誕生日などのメールアドレス（例：tanaka-ken.0522～）
・自分の名前+大学名などのメールアドレス（例：tanaka-ken.waseda～）

自分の名前が入っていると、相手も送信者を確認しやすいのがメリットです。

反対に、趣味や特技、キャラクター名、文字を適当に並べたもの、恋人の名前など、個性的なメールアドレスは避けましょう。マイナスな印象を与えない上に、送信元が誰か確認しやすいのでシンプルなメールアドレスを使用してください。

避けるべきメールの内容もある

「何でも質問をすればよい」というわけではありません。以下のように、自分で調べられる内容や企業に要求をするような内容のメールは避けた方が賢明です。

・企業の住所が分からないので質問をする
・ホームページに載っているのに会社説明会の日時を質問する
・会社説明会の開始時間を変更してもらう
・服装や持参物に指定があるのに変えてもらう

上記のようなメールを送ると「自分で調べたり考えたりする姿勢がない」「相手の都合を考えず自分勝手」といった印象を与える場合があるので注意してください。

自分で調べたり考えたりする姿勢を持ち、相手の都合も考えてメールを作成しましょう。

3.就活の質問メールの例文を紹介

ここでは「服装に関する質問」「複数の質問」「回答に対するお礼」の3つのパターンのメール例文について見ていきましょう。

服装に関する質問メール

服装に関する質問メールの例は、次の通りです。

件名：【ご質問】会社説明会の服装について（◯◯大学 田中 健）   本文： 株式会社◯◯ 人事部 採用課御中 はじめまして。 ◯◯大学◯◯学部の田中 健と申します。 11月1日開催予定の会社説明会の服装についてお尋ねしたく、メールさせていただきました。   当日は、スーツでお伺いしてもよろしいでしょうか。 ご多忙の折、お手を煩わせてしまい恐縮ではございますが、ご返信いただけますと幸いです。 何卒、よろしくお願い申し上げます。   ——————————– 〇〇大学〇〇部〇〇学科 就活　太郎 Mail：～～～～～～～～～ TEL：～～～～～～～～～ ——————————–

複数の質問がある場合のメール

件名：【ご質問】エントリーシートについて（◯◯大学 田中 健）   本文： 株式会社◯◯ 人事部 採用課御中   お世話になります。 ◯◯大学◯◯学部の田中 健と申します。 エントリーシートに関して2点お尋ねしたく、メールいたしました。 （1）◯◯について記載してもよろしいでしょうか。 （2）提出書類の◯◯は、△△でよろしいでしょうか。 上記2点、ご多忙のところ大変お手数ですが、ご回答いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ——————————– 〇〇大学〇〇部〇〇学科 就活　太郎 Mail：～～～～～～～～～ TEL：～～～～～～～～～ ——————————–

回答に対するお礼メール

回答に対するお礼メールの例文は、次の通りです。

件名：RE:Re:【ご質問】会社説明会の服装について（◯◯大学 田中 健）   本文： 株式会社◯◯ 人事部 採用課御中   お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部の田中 健と申します。   お忙しい中、ご連絡いただき誠にありがとうございます。   会社説明会の服装に関して、承知いたしました。   ご丁寧な回答に、心より感謝申し上げます。   ——————————– 〇〇大学〇〇部〇〇学科 就活　太郎 Mail：～～～～～～～～～ TEL：～～～～～～～～～ ——————————–

4.まとめ

この記事では、就活の質問メールやお礼メールの書き方・送り方のマナーや注意点について解説しました。質問メールやお礼メールの書き方・送り方などを把握することで、「ビジネスマナーを知らない」といった悪い評価を回避できるだけでなく、よい評価を得られる可能性があります。

メールも自己アピールの一つですので、慎重にやり取りを行うことが大切です。企業・担当者に質問がある場合は、ご紹介した例文の内容を参考にしていただき、メールを送信することをおすすめします。

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