パソコンで履歴書を作成する場合、ビジネスマナーに合わせたフォントや文字サイズを選ぶことが大切です。しかし、履歴書作成に慣れていないと、どのようにして作ればよいかわからない場合もあるでしょう。
そこで、こちらではパソコンで履歴書を作成する際のポイントを紹介します。これから履歴書を作成する方に役立つ情報を解説しますので、ぜひ参考にしてください。
Contents
1.履歴書には標準搭載のフォントを使用する
履歴書には、市販のフォントではなくパソコンに標準搭載されたフォントを使用した方がよい印象を与えられます。さまざまなデザインが揃う市販のフォントはおしゃれで魅力的に見えますが、カジュアルになり過ぎる可能性も。企業に提出する履歴書は公的な書類であるため、ビジネスにふさわしい一般的な標準搭載フォントを使用してください。
フォントは「明朝体」が基本
標準搭載のフォントにもさまざまな種類がありますが、ビジネスシーンでよく使われるのは明朝体です。ビジネスで頻出するフォントなら、採用担当者も違和感なく目を通せるでしょう。なお明朝と一口にいっても使用するパソコンによって、表記が異なる場合があります。例えば、Windowsの場合はMS明朝、Macの場合はヒラギノ明朝を用いるのが一般的です。
「ゴシック体」を使うときはアクセント程度に
ゴシック体もパソコンに標準搭載されたフォントに含まれますが、基本的には明朝体をメインにしてください。もし使用するのであれば、見出し部分をゴシック体にするなど、アクセント程度に止めましょう。全てのフォントをゴシック体にするとカジュアル感が強まり、履歴書には適さないため注意してください。
文字サイズは10.5～11ptが適切
履歴書の文字サイズは、10.5～11ptが基本です。ビジネスシーンでよく用いられるWordでは、10.5ptが初期設定値になっているため読みやすく、全体的なバランスも取りやすいでしょう。ただし、氏名欄など大きめの記入欄は、14pt～18ptがちょうどよいとされています。欄の大きさも意識して、綺麗にまとめられるサイズに設定してください。
英数字は半角と全角のどっちにすべき？
英数字は「年間営業成績１位」など、1文字だけ使う場合に全角を選ぶのが基本。「昨年度は1,340万円の売上を達成しました」といったように、2桁以上の英数字を使う場合は半角にした方がバランスを取れます。
英数字の桁数に関わらず、半角か全角かどちらかで揃えるのであれば、半角を選んでください。半角なら余計なスペースを取らず、スッキリとまとめられます。一方で、全ての英数字を全角に統一すると、幅を取り履歴書全体のバランスも崩れるため避けましょう。
2.履歴書を作るときの注意点
パソコンで履歴書を作成する際には、意識しておきたい注意点がいくかあります。履歴書作成に慣れていないと、気づかないうちにマナー違反を犯す可能性もあるため、気をつけてください。注意点の詳細を確認し、好印象を与えられる履歴書を作りましょう。
履歴書の用紙サイズはA3
履歴書のサイズは見開きA3（二つ折りにするとA4）、もしくは見開きB4（二つ折りにするとB5）にしてください。なお、市販されている履歴書には国際規格のA判（A3/A4）と国内規格のB判（B4/B5）の2種類があります。企業側から「A判の履歴書を提出してください」といったように指定がある場合は、それに従いましょう。
また履歴書と職務履歴書のサイズを、揃える必要はありません。職務履歴書は経験やスキルをアピールできる重要な書類になるため、よりたくさん記入できるA3サイズが用いられることが多いです。
文章は左揃えにする
文章は一般的なビジネス文書に合わせて、左揃えにするのが基本です。仕事で使う書類に左揃え以外の文章を用いることはほとんどないため、右揃えや中央揃えにすると読みづらくなります
パソコンの文書作成ソフトに両端揃え機能があるなら、左側だけでなく右側も縦に揃えられるため、より整った見た目に仕上げられるでしょう。なお「履歴書」などのタイトルや各項目の見出しは、中央揃えにするとバランスが取れます。
文章を強調させない
ビジネス文書として扱われる履歴書で、文字装飾を使うのはマナー違反です。「この経歴を目立たせたいから文字を赤や黄色に変えよう」「太文字や下線を入れてアピールしよう」といったように文章を強調するのは避けてください。
カジュアルな印象が強くなり、採用担当者の印象を損なう可能性があります。基本的に文字色は黒でまとめ、特に指定がある場合を除いて、装飾は行わないようにしましょう。
3.履歴書は読みやすさを意識しよう
採用担当者が応募者の履歴書を読む時間は数十秒程度といわれています。短時間でも自分の経験やスキルをアピールするには、基本的なルールを守りながら読みやすさにこだわることが大切です。そこで、ここからは読みやすい履歴書のポイントを紹介します。
履歴書の文章は簡潔に
文章を簡潔にまとめるには、1つの文章に1つの事柄だけを含めるのがポイントです。長くダラダラとした文章は読み手に負担を与えるため、一行あたり40文字前後で収めましょう。また「、」「。」といった句読点を使って適度に区切り、メリハリのある文章に仕上げることも重要です。
読み手を意識しない履歴書は、採用担当者に自己中心的な印象を与える恐れがあります。自分のアピールポイントを明確化し、効率的に読める文章を組み立ててみてください。
適度な改行と余白を
改行が少ない文章は読む意欲を削ぎ、内容の理解を妨げます。読みやすくするには、各項目を3行以内にまとめて改行するのがおすすめです。採用担当者はアピールポイントを拾い読みしているため、改行した段落ごとに内容が整理されていると要点を掴みやすくなります。
また余白の多い履歴書は、アピール意識が低いと思われる可能性がありますので、注意してください。ただし、余白を埋めることばかりに気を取られていると、まとまりのない冗長な文になることも少なくありません。全体の8割程度を埋める意識で、文章を作成するとよいでしょう。
誤字脱字がないかチェック
きちんと体裁を整えても、誤字脱字があると印象を損なう恐れがあります。採用担当者に「履歴書を作った後に読み返していない」と思われ、確認の甘さがマイナスイメージにつながるかもしれません。特に、経理や事務などの正確性が求められる職種ほど、誤字脱字にはシビアになるため気をつけてください。
履歴書ができあがったら少し時間を置き、冷静な状態でチェックするのがおすすめ。時間を置いた後なら、作成時には気づかなかったミスに気づける場合があります。自己チェックだけでは気になる場合は、友人や家族などの第三者に誤字脱字の確認をしてもらうのも1つの方法です。
4.まとめ
履歴書で好印象を与えるためには、ビジネスマナーを守り、読みやすさを意識して文章を作成することが大切です。フォントや文字サイズなどの基本的な体裁はもちろんのこと、文章を簡潔にまとめることも意識しましょう。アピールポイントをしっかり伝えられる履歴書なら、次の採用ステップにつなげられるはず。
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