企業から内定を受け取ったら、どのように返信をしたらよいのでしょうか。内定の返事として、どのような内容のお礼メールをするべきか、特に、新社会人として初めて企業に対してメールを送る人は、失礼のないメールの仕方がわからない人も多いかと思います。ここでは、お礼メールの内容と気をつけたいことを合わせて説明します。
Contents
1.内定のお礼は必要？
慣れない就職活動では、企業から内定をもらった際にお礼の返事をするべきかどうか迷う人も多いかもしれません。必ず企業にお礼をしなくてはいけない、というわけではありませんが、内定を出してくれた企業に対して感謝の意思を伝えることはいいことです。
詳細を詳しく説明します。
内定のお礼メールを送ると丁寧な印象を与えられる
就職の採用プロセスは、企業側にとっても大変重要な仕事です。長い期間をかけて選考が行われ、慎重に選ばれた合格者に内定メールが送られます。
内定のお礼をしなくてもマナー違反ではありませんが、丁寧に返事することで、気持ちよく仕事を始めることができます。
2.内定のお礼メールを送る際のポイント
お礼メールはどのように送ればいいのでしょうか。以下の点に注意して、お礼メールを作成しましょう。
メールの件名は変えずに返信する
メールの件名は、そのメールの内容を簡潔に表すために非常に重要な役割を持っています。メールの内容が同じトピックについてのやりとりである場合は、件名を変えずに「Re : 件名」の形式で送ることが一般的です。
お礼メールを送る際には、どういったメールに対しての返信か相手方がわからなくなる可能性もあるため、件名は変更せずに送りましょう。
会社名や担当者名は略さずに記載する
相手方の会社名や担当者名は省略せず正しく書きましょう。
「(株)〇〇」と書くのではなく、 「株式会社〇〇」と記載することがマナーです。また、担当者名は、所属部署がわかる場合は明記し、正しい敬称をつける必要があります。
遅くとも翌日中には返信する
内定に対する返信は、入社意思を示すためにもなるべく早く行うことが理想です。返信が早いほど、真面目さや意欲が感じられ、好印象を与えられます。
どうしても当日中に返信できない場合でも、翌日中には連絡できるようにしましょう。
3.承諾を保留・辞退する場合
内定の通知が来たら、すぐに返事ができず保留したいという場合や、内定を辞退する場合もあるかもしれません。
内定承諾を保留したい場合や、辞退したい場合の注意点をお伝えします。
保留する場合：回答する日を伝える
内定を出してもらっても、複数の企業で迷っていたり従業条件に迷っていたりして、即答できないときがあります。その際には、企業に内定承諾の保留を申し出ることもできます。
保留をお願いする場合にも、内定のお礼メールと同様にできるだけ早めに返事をしましょう。また、なぜ内定承諾を保留したいのか明確な理由と、いつまでに返事ができるのか具体的な日付を記載し、内定保留が可能かどうか企業に確認することが必要です。
何も返信をせずに保留していた場合、入社意思がないと見なされて採用が見送られることもあります。内定保留を待つ間も企業は採用を進めているため、なるべく丁寧に相手方の気持ちを考えて、齟齬のないようにメールを送りましょう。
辞退する場合：お詫びの言葉を入れる
内定を辞退したい場合も同様に、決めた段階ですぐに企業に連絡を入れることが大切です。企業側は採用ができない人の代わりに新しい人員を探さなければなりません。先方の事情も加味して、内定辞退に対してお詫びの言葉を入れたうえで、丁寧に辞退の意思を伝えましょう。
4.内定お礼メールの書き方
内定のお礼メールには何を書けばいいのか迷う人もいるかもしれません。ここでは、お礼メールに書くべき内容をそれぞれ説明します。
あいさつ文を入れる
メールでは相手方の所属と名前、敬称を明記した後に、あいさつ文を入れます。
ビジネスメールでは、日頃お世話になっている人のほか、面識のない相手に対しても「いつもお世話になっております」といったあいさつをすることが一般的です。手紙に書くときのような時候のあいさつや、「初めまして」のような砕けた印象のあいさつは、ここでは適切ではありません。
内定のお礼文を伝える
あいさつ文の次に、内定をいただいたことへの感謝を伝えましょう。
感謝の気持ちは率直に伝えることで、内定を受け取ったことへの感動を表現することができます。ほかにも、「選考していただき感謝しています。」や、「内定をいただけて、大変光栄です。」なども感謝や喜びを伝えるのに効果的です。
入社後の意欲を伝える
感謝の気持ちに加えて、「入社させて頂きましたら、貴社に精一杯の貢献ができますよう努力して参ります。」など、入社後への意欲も合わせて書き込むと入社への前向きな気持ちが伝わります。
5.まとめ
内定後は、企業に内定していただいた感謝を表すお礼メールを送ることが重要です。送られたメールに対して、丁寧に返信することで入社前から好印象を持ってもらうことができ、入社後もスムーズに仕事を始めることができます。
お礼メールを作成する際には、ビジネスメールのルールに従って、丁寧に感謝の気持ちや入社後の意欲を伝えましょう。将来のため慎重に選んだ企業とは、なるべく良い印象を持ってもらうためにも、きちんとした対応を心がけることが大切です。
福井で転職するならララワークへご相談を
◎転職活動を始めたばかりで、なにから手をつけてよいか迷っている
◎以前から転職活動をしているけれど、福井でなかなかご自身にあったお仕事に出会えない
◎現在は転職をそこまで考えてはいないけれども、これからのキャリアに少しでも不安を覚えた
こんなお悩みはありませんか？
地元・福井を中心に展開するエージェントサービスであなたの転職活動をお手伝いできればと考えております。
まずは、私たちにお話しを聞かせて下さい！
